24 april 2014
e-mail

Kijkende naar alle ontwikkelingen die plaats vinden op vlak van online is het schokkend om te zien hoe weinig je kan met een e-mailhandtekening. Sterker nog, het instellen van enkele eenvoudige functies kan al voor aardig wat problemen zorgen. Deze keer neem ik je mee in het proces van het opstellen van je e-mailhandtekening. Daarnaast enkele tips en punten om rekening mee te houden.

De e-mailhandtekening instellen

Afhankelijk van het softwarepakket wat je gebruikt dient de e-mailhandtekening op een andere manier te worden ingesteld. Heb je een e-mailadres via Google Apps? Dan is het ook mogelijk om de handtekening binnen Google in te stellen.

De meest gebruikte programma’s en bijbehorende handleidingen zijn de volgende;

Je e-mailhandtekening, wat ziet een ander nou eigenlijk?

Je staat er waarschijnlijk niet bij stil bij iedere mail die je stuurt, maar wat ziet een ontvanger van je mail nou precies binnenkomen?

Een Windows (Outlook) gebruiker welke een Apple (MacOSX) gebruiker mailt.

Heb je afbeeldingen in je e-mailhandtekening geplaatst? Wanneer deze niet online staan worden ze getoond, maar zijn ze tevens een bijlage in je e-mail. Een gebruiker ziet dus altijd minimaal 1 bijlage staan. Gebruik je meer afbeeldingen in je handtekening zal de gebruiker dus ook meer bijlages zien. Deze optie is alleen te omzeilen door afbeeldingen online te plaatsen. Voor meer informatie over hoe je dit kan aanpakken verwijs ik je graag naar deze link.

Een Apple (MacOSX) gebruiker welke een Windows gebruiker mailt.

Helaas komen lettertypes welke worden gebruikt in Windows niet overeen met Apple. Dat betekent wanneer je in MacOSX kiest voor een Arial lettertype dit niet als een Arial wordt weergegeven in Windows. Ook al is Arial een standaard lettertype op iedere Windows machine. Hoe los je dit op? Gebruik een HTML handtekening. De code die hierin wordt gebruikt om aan te geven dat een lettertype een bepaalde opmaak heeft wordt door Outlook gelukkig wel geaccepteerd. Hoe je een HTML handtekening toevoegd aan MacOSX Mail is afhankelijk van de versie van MacOSX die je gebruikt. De volgende handleidingen kunnen je verder helpen; (om de handtekening daadwerkelijk op te stellen zul je waarschijnlijk je ontwikkelaar moeten raadplegen)

Waarmee moet je rekening houden bij een e-mailhandtekening?

HTML handtekening in Outlook 2007

Ben je meer gecharmeerd van de HTML handtekening en gebruik je Outlook 2007? Hou dan goed rekening met het gebruik van afbeeldingen. Outlook 2007 heeft grote problemen met het extern inladen van afbeeldingen. Resultaat is daardoor vaak dat je afbeeldingen worden vervormd naar vierkante beelden van een bepaalde afmeting. Wil je dit voorkomen? Je kan wel een HTML handtekening gebruiken, maar laad de afbeeldingen in via je computer.

Gebruik van afbeeldingen in een Outlook handtekening

Ga je afbeeldingen gebruiken in Outlook, dan is het sowieso verstandig om goed op te letten. Het Outlook pakket gebruikt als een van de weinige programma’s nog de 96dpi waarde voor afbeeldingen. Voor de volledigheid, voor afbeeldingen op het web wordt vaak 72dpi gebruikt. DPI staat voor dots per inch. Een waarde die voornamelijk bij drukwerk van belang is en voor monitor weergave normaal gesproken geen verschillen maakt.

resolutie

Gebruik je een standaard beeld op 72dpi? Dan zal Outlook je beeld oprekken naar 96dpi waardoor onscherpte ontstaat. Wil je dit probleem voorkomen? Zorg er dan voor dat je afbeeldingen staan ingesteld op 96 dpi. Dit kan middels een gratis tool zoals Irfanview. Het lijkt erop dat dit probleem met de komst van Outlook 2013 inmiddels is opgelost.

Weergave op verschillende devices

Tegenwoordig zal je e-mail niet alleen geopend worden op een desktop, maar waarschijnlijk ook op een smartphone. Ziet je handtekening er dan ook leesbaar uit en is alle informatie te zien? Gebruik je een afbeelding? Zorg er dan voor dat de afbeelding niet te breed is zodat een deel van de weergave weg zou vallen. Heb je onderdelen welke clickable zijn in de handtekening, zorg er dan voor dat de elementen groot genoeg zijn zodat ze ook op een tablet of smartphone goed zijn aan te klikken.

Wijzer geworden? Zijn er nog verbeteringen voor je eigen e-mailhandtekening? Hopelijk kom je met deze informatie weer een stukje verder. Loop jij nog tegen problemen aan met je e-mailhandtekening? Laat dan gerust een reactie achter, wie weet kan ik je verder helpen.

Gerelateerde berichten

Problemen met e-mail: Oplossingen en tips bij veel voorkomende frustraties

29/01

Heb je een website voor je bedrijf dan heb je vast ook een of meerdere e-mailadressen daaraan gekoppeld. Het instellen en de werking van deze e-mailaccounts kan nog wel eens een drama zijn.

In dit arti...

artikel lezen

E-mail marketing tips – Praktische tips om meer omzet te halen uit je e-mailadressenbestand

09/09

Open jij je e-mails op je smartphone of tablet? Hoe vaak per dag? E-mail is en blijft een uitstekende manier om de dialoog met je klanten écht aan te gaan. Dé succesfactor: hou het persoonlijk en raak...

artikel lezen
Voorwaarden Disclaimer Privacyverklaring
Sluiten