29 januari 2014
4517822872_e4c73b145b_o-e1391002958164

Heb je een website voor je bedrijf dan heb je vast ook een of meerdere e-mailadressen daaraan gekoppeld. Het instellen en de werking van deze e-mailaccounts kan nog wel eens een drama zijn.

In dit artikel zet ik de meest voorkomende problemen op een rijtje en geef ik meteen enkele mogelijke oplossingen en tips. Mocht je in de toekomst nog tegen problemen met je e-mail aanlopen weet je in ieder geval wat je zelf al snel kan ondernemen.

Termen

In dit artikel zal ik meerdere malen enkele termen gebruiken. Hieronder kort toegelicht wat deze termen betekenen.

  • POP3 of IMAP: Staat voor de verschillende manieren waarop je de e-mail kan instellen bij installatie. Bij POP3 kies je ervoor om e-mailberichten te downloaden naar je computer, bij IMAP blijven de e-mailberichten op de server staan. De laatste methode is beter geschikt wanneer je e-mail op verschillende devices wilt bekijken.
  • Provider: Wanneer ik het in het artikel over de provider heb bedoel ik daarmee altijd de partij bij wie je de overeenkomst voor je e-mailaccount(s) hebt afgesloten.
  • Server: Opslagruimte in de online omgeving waar jouw e-mail bewaard wordt en online te benaderen is.

Veel voorkomende problemen

Het is niet mogelijk om e-mails te ontvangen, verzenden van e-mails is wel mogelijk.

Oorzaak: Overschrijding van de schijfruimte

Je e-mailaccount is gebonden aan een bepaalde schijfruimte. Wanneer je gebruik maakt van IMAP blijft al je mail ook op deze schijfruimte staan. Het gevolg is dan al snel dat de schijfruimte vol is en nieuwe e-mails daardoor niet meer ontvangen kunnen worden. Kijk bij afname van een e-mailaccount altijd hoeveel schijfruimte er per e-mailaccount wordt aangeboden. Bij grotere providers zoals Google kan dit oplopen tot over de 30GB. Bij sommige aanbieders is er echter maar sprake van 100MB.

Heb je een kleinere mailbox? Stel je e-mailaccount dan in als een POP3 mailaccount en kijk naar de mogelijkheden om je e-mail enkele dagen na opening nog op de server te laten staan. Dit is oa. in Outlook in te stellen. Bekijk daarvoor de volgende handleiding.

Om dit probleem op te lossen is het noodzakelijk om e-mail van de server te verwijderen. Je kan dit vaak doen door online in te loggen op je e-mailaccount. Wanneer je hier de mail hebt verwijderd weet je zeker dat deze ook echt weg is. Afhankelijk van bij welke partij je diensten hebt afgenomen zijn er standaard URL’s via welke je de online mail kunt bereiken. Deze zijn als volgt;

  • http://mail.jedomeinnaam.nl
  • http://webmail.jedomeinnaam.nl
  • http://jedomeinnaam.nl/squirrelmail
  • http://jedomeinnaam.nl/roundcube

Werken al deze URL’s niet? Vraag dan aan de partij welke je e-mail beheert welke URL je kan aanroepen om je mail online te benaderen. Deze kan in de toekomst altijd van pas komen.

Oorzaak: Een ‘groot’ bericht blijft steken in de outbox (te verzenden items)

Heb je toevallig een mail gestuurd die groter was dan 10MB? Ook dat kan problemen veroorzaken. Veel providers hebben de instellingen zo gemaakt zodat e-mails die groter zijn dan 10MB niet verstuurd of ontvangen kunnen worden. Dat kan ervoor zorgen dat de e-mail in de outbox blijft hangen. Wanneer dit gebeurd ontvang je mogelijk helemaal geen e-mails meer. Om dit op te lossen zoek je de e-mail op en verwijder je deze. Mocht dat in een geval niet lukken, raadpleeg dan je provider.

Moet je vaker emails versturen die bijlagen hebben waardoor de berichten groter worden dan 10MB? Gebruik dan WeTransfer. Middels deze website kun je bijlagen versturen tot 2GB. Je krijgt tevens een bericht wanneer het bestand is verstuurd en ook wanneer de ontvanger het heeft opgehaald.

Het is niet mogelijk om e-mail te versturen, ontvangen lukt wel

Oorzaak: Het e-mailaccount is niet correct ingesteld

Bij dit probleem is het altijd eerst zaak om te kijken of er problemen zijn met het functioneren van het e-mailaccount of er instellingen verkeerd staan in het mailprogramma. Om dit te testen kun je online inloggen op je e-mailaccount. Probeer hier een testmail te versturen. Wanneer dit lukt staat er een instelling verkeerd in je mailprogramma waardoor de verzending is mislukt.

De volgende handleidingen kunnen je helpen met het correct instellen van je e-mail

Het is niet mogelijk om e-mail te versturen of te ontvangen

Oorzaak: Server down

Wanneer de server waarop de e-mail staat niet functioneert (down) is het niet mogelijk om e-mail te versturen of ontvangen. Zelf kun je hier weinig aan doen. Neem wel altijd zo snel mogelijk contact op met je provider om ze op de hoogte te stellen van het probleem. Zij kunnen vervolgens stappen ondernemen om de server weer op te starten.

Oorzaak: Instellingen in mailprogramma incorrect

Als het mailprogramma verkeerd is ingesteld kun je mogelijk geen e-mails ontvangen of versturen. Bekijk de handleidingen mbt het instellen van je e-mailaccount en kijk of je alle stappen correct hebt uitgevoerd.

Is je probleem daarmee nog niet opgelost? Dat kan, er zijn specifiekere problemen mbt e-mail waardoor je nu mogelijk mails niet ontvangt of kan versturen. In zulke gevallen raad ik je altijd aan contact op te nemen met je provider. Zij kunnen samen met je gaan zoeken naar een oplossing voor jouw probleem.

Gerelateerde berichten

E-mail marketing tips – Praktische tips om meer omzet te halen uit je e-mailadressenbestand

09/09

Open jij je e-mails op je smartphone of tablet? Hoe vaak per dag? E-mail is en blijft een uitstekende manier om de dialoog met je klanten écht aan te gaan. Dé succesfactor: hou het persoonlijk en raak...

artikel lezen

Je E-mailhandtekening: Instellen en gebruiken

24/04

Kijkende naar alle ontwikkelingen die plaats vinden op vlak van online is het schokkend om te zien hoe weinig je kan met een e-mailhandtekening. Sterker nog, het instellen van enkele eenvoudige functi...

artikel lezen
Voorwaarden Disclaimer Privacyverklaring
Sluiten